1.목적

대외로 발송되는 영문 서신은 그 서신에 포함된 내용은 물론 회사 전체의 이미지도 같이 전달됩니다. 따라서, 어떤 회사나 기관, 조직의 영문 서신은 누구의 이름으로 발송되든 간에 그 조직의 가장 기본적인 커뮤니케이션 도구이자 얼굴입니다. 전달하고자 하는 메시지는 간결하면서도 정확해야 하며, 서명자의 품위와 격에 어긋나지 않아야 할 것입니다. 형식면에서도 오랜 기간을 거쳐 확립된, 국제적으로 통용되는 기준에 합치되어야 할 것이며, 외양에 있어서는 보기에 좋고 깔끔해야 합니다.

진출 영역에 따라 영문 서신의 내용도 다양하겠으나, 우선 일차적으로 형식적인 측면을 중시하여 통일된 영문 서신의 양식을 정리하면서 이를 권유해 봅니다. 각 회사, 기관, 조직마다 자체의 고유한 특성과 필요에 따라 조금씩 변형 응용은 가능하겠으며, 여기서는 다만 기본적인 형식의 틀을 제공함으로써 영문 서신을 통한 조직의 아이덴티티를 확립하는데 도움을 드리고자 하는 것입니다.

영문 서신 작성에 정해진 법은 없습니다. 여기에서 제시하는 사항은 한 조직 내에서의 통일을 기하는데 그 일차적인 목적이 있는 것이며, 권유 사항이지 꼭 그렇게 해야만 한다는 것 또한 아닙니다.


2.문장의 스타일

내용과 상황에 따라 달라지겠으나 일반적으로 지켜야 할 기준으로는:
-서명자의 품위와 격에 맞는 스타일
-정확한 단어와 문장을 통한 정확한 메시지 전달
-중복되는 내용 없는, 간결하고 세련된 문체
등이 있습니다.

특히 흔히 접하게 되는 오류로, 서명자의 입장이나 위치를 고려하지 않고 너무 비굴하게 혹은 너무 거만하게 문장이 작성되는 경우가 있습니다. 서명자, 내용, 수신인에 따라 이에 적합한 스타일이 유지되어야 할 것이며, 특히, 최고경영자 명의의 서신이 간혹 격에 안 맞게 작성되어 외부로 발송되는 경우가 있는데, 이는 적극적으로 방지되어야 할 것입니다.

사교적인 서신의 경우 본문은 3 단락(paragraph)을 넘지 않도록 합니다. 즉, 인사말, 본문, 맺음말 정도로 간략하게 작성하는 것이 좋습니다. 비즈니스 내용인 경우에는 물론 다소 단락의 수가 많아질 수 있으나 한 페이지당 4~5 단락 정도가 적당합니다.


3.서신 용지(letterhead)

회사에서 발송되는 영문 서신은 반드시 회사의 로고와 영문 이름, 영문 주소등이 인쇄된 영문 letterhead에 작성되어야 합니다. 회사별로 Corporate Identity Program에 따른 각 사의 letterhead가 있으며, 일부 최고경영자는 자체의 letterhead를 보유하고 있습니다. 따라서, 최고경영자 명의의 서신은 반드시 전용 letterhead에 작성되어야 하고, 회사의 임직원 명의의 서신은 각 회사 고유의 letterhead에 작성되어야 합니다.

대부분의 영문 서신은 1매로 그 양을 한정하는 것이 좋습니다, 설명해야 할 내용이 많으면 서신에서 이를 언급하고 세부 내용은 별첨으로 하는 것이 좋습니다.

부득이 한 경우 서신이 2매 이상일 때는 첫째 장은 반드시 letterhead에 작성되어야 하고 둘째 장부터는 continuation sheet(을지)에 작성되어야 합니다. 다수의 외국회사의 경우 letterhead와 continuation sheet를 별도로 보유하고 있으나 우리나라 회사의 경우는 그러하지 못합니다. 별도로 인쇄된 continuation sheet이 없는 경우에는 백지를 사용해야지, letterhead를 그대로 사용해서는 안됩니다. 대개의 경우 continuation sheet 은 주소나 연락처 없이 회사 로고만 인쇄된 양식입니다.

미국계에서 사용하는 용지는 Letter Size(8 1/2 x 11 인치), 우리나라와 일본, 그리고 대부분의 유럽 국가에서는 A4 규격(210 x 297 mm)이 일반적입니다. Microsoft Word상에서 용지설정은 파일 - 쪽설정 - 용지크기로 하여 조정할 수 있습니다.


4.용지 여백(margin)

Letterhead상에서 내용이 들어가는 부분과 용지상의 여백을 말합니다. 가장 중요한 점은 내용이 작성되었을 때 용지 전체적으로 균형이 잡혀 있어야 하는 것입니다.

A4 규격 letterhead의 세로 놓기 기준으로, 좌우 여백은 각각 25mm 또는 30mm를 권유합니다. 상하 여백은 letterhead 의 인쇄된 부분과 내용의 길이에 따라 적절히 조정하면 됩니다. 그러나 아래 여백의 경우, 최소 30mm는 보장해 주는 것이 좋습니다. Microsoft Word 기준, 출력시 여백은 파일 - 쪽설정 - 여백으로 하여 조정하면 됩니다.

참고로, 미국에서 널리 통용되는 Letter Size에서는 좌우 여백을 각각 1인치(25.4 mm) 주는 것이 일반적입니다.


5.줄 간격

줄 간격은 없는 것(Microsoft Word 상에서 1줄)을 원칙으로 합니다. 다만, 본문의 내용이 너무 짧아 균형이 안 잡힐 경우에 한하여 1.5로 조정할 수도 있습니다. 서식 - 단락 - 밀어맞춤과 간격 - 간격의 순으로 조정할 수 있습니다. 줄 간격은 수신인 주소, 본문 등 문서 전체에서 균등하게 적용되어야 하며, 부분적으로만 적용되어서는 안됩니다.

드물게는 줄 간격을 2(double space)로 줄 수 있으나, 이러한 경우는 내용이 간단한 매우 개인적인 서신에 한하는 것이 좋습니다.



6.Font 및 Size

각자의 개성에 따라 선택할 사항이나, 회사의 공식적인 서신인 경우 Microsoft의 Word에서 Times New Roman체 등 일반적인 font를 권유합니다. Size는 10이나 12 중에서 내용의 길이에 따라 선택하면 됩니다. Size가 8 이하로 내려가면 보기에 아주 불편합니다. 또한 14 이상으로 올라가면 아주 벙벙해 보입니다. 아래아 한글 프로그램으로 작성할 수도 있으나 Font가 Word에서 보다 예쁘지 않다는 개인적인 생각입니다. (아래아 사용 시에는 신명조체에 자간 -10%, 장평 95%로 조정하면 예쁘게 보입니다.)


7.일자(date line)

서신의 가장 처음에 나오는 부분으로, 원칙적으로 서명 되고 발송된 일자를 기입해야 합니다.

위치는 본문이 왼쪽 맞춤인 경우에는 왼쪽에, 양쪽 맞춤인 경우에는 왼쪽 또는 오른쪽에 둘 수 있습니다. 오른쪽에 두는 경우에는 끝부분이 오른쪽 맞춤선과 일치하도록 하되, 다만 letterhead상의 디자인 요소에 따라서는 그 위치를 조정할 수 있습니다.

Letterhead의 디자인적 요소의 가장 아랫부분에서 두줄 (또는 세줄) 아래에 둡니다. 본문의 양에 따라 전체적인 균형을 고려하여 다소 그 위치를 조절할 수 있는데, 중요한 것은 전체의 균형을 깨뜨리지 않는 것입니다.

March 11, 2004와 같은 방식으로 쓰는 것을 권유합니다. 2004.3.11 이나 3.11. 1998 같은 방식은 쓰지 않도록 합니다. 참고로, 유럽 일부 국가에서는 11.3. 2004와 같은 방식으로도 쓰나, 3월11일인지 11월 3일인지 혼동되는 경우가 있으니 유의해야 합니다.


8.수신인 및 주소

Date line으로부터 두줄 또는 세줄 아래에, 반드시 왼쪽 끝에서부터 시작합니다.


가.수신인(addressee)

서신의 수령자입니다. 수신인의 사회적 지위나 특성에 따라 호칭(title)을 적절히 사용해야 합니다. 대개의 경우, Mr. Mrs., Ms. 이나 별도의 사회적 지위나 계급을 갖고 있는 사람인 경우에는 이에 맞는 호칭을 써야 합니다. 특수한 경우를 제외하고, 직위를 바로 호칭으로 쓰지 않습니다.(예: Chairman John Smith로는 쓰지 않는다)

호칭 다음에 수신인의 이름을 바로 붙여 씁니다. 대개의 경우, 호칭과 이름사이에 다른 요소가 들어가지 않습니다. 즉 His Excellency John Smith이지, His Excellency President John Smith가 아닙니다.

호칭과 이름이 한 줄로 구성되며, 다음 줄에 수신인의 직위가 표시됩니다. 직위는 약어로 쓰지 말고 전부 풀어 쓰는 것이 좋습니다. 직위는 대소문자를 섞어 쓰되, 첫자는 반드시 대문자로 써야 합니다.

Title은 3인칭의 입장에서 서술하므로 "His Excellency"가 되는 한편, Salutation에서는 2인칭으로 바뀌기 때문에 "Your Excellency"가 됩니다. 본문에서 "you" 또는 "your"라는 표현이 나올 때 이를 모두 "Your Excellency" 또는 "Your Excellency's"로 하는 경우도 있는데, 이는 선택 사항입니다. 본문 중에 Your Excellency하는 표현이 너무 많이 나오는 것도 바람직하지 않습니다.


나.주소

직위 다음 줄에 기관(단체, 회사)명을 씁니다. 기관명은 가능하면 상대방이 선호하는 방법으로 쓰며, 상대방에서 표기하는 대로 표기하는 것이 좋습니다.

기관명 다음 줄부터 주소를 씁니다.

미국의 경우에는 주소 표기에 원칙이 있는데, 즉:

-번지수와 도로명, 건물번호가 한 줄
-그리고 도시와 주 및 우편번호가 한 줄(주의 경우 두자리 약어를 사용할 수 있으며, 도시와 주 사이는 반드시 ","로 끊어줍니다. 우편번호는 다섯 자리이나, 그 건물에 별도의 우편번호가 부여되어 있는 경우에는 XXXXX-0000으로 표기됩니다).

다른 나라의 주소 표기도 이에 준용하여 쓰되, 줄 바꿀 곳을 잘 파악하여 바꿔야 합니다. 가능한 한 그 나라에서 끊어 쓰는 방법대로 쓰는 것이 좋습니다. 가장 좋은 예는 상대방이 보내온 서신에서 쓰여져 있는대로 쓰는 것입니다.

주소 마지막 줄에는 국가명을 씁니다. 흔히들 국가명은 생략하는 경우가 많은데, 붙여 주는 편이 좋습니다. 국내에 있는 외국인에게 발송하는 경우에는 주소에서 Korea라는 국가명을 생략해도 되겠습니다.

종합하여, 몇가지 예를 제시하면:

Mr. John A. Smith
Chairman and Chief Executive Officer
ABC Company
420 Lexington Avenue
New York, NY 10017
U. S. A. (U.S.A.로도 쓸 수 있다)

His Excellency John A. Smith
Minister of Finance
The Republic of Poland
ul. Wspolna 62, Room No. 354
00-684, Warsaw
Poland

The Honorable John A. Smith
Member
House of Representatives
Congress of the United States
Washington, D.C. 20515-3215
U.S.A.


7. 인사말(salutation)

주소가 끝나는 줄로부터 두 줄 아래에서 시작합니다. 즉, 주소 끝 줄과 인사말 사이에는 한 줄이 여백으로 들어갑니다. 본문에서 단락을 바꿀 때도 반드시 같은 여백을 두어야 합니다.

대개의 경우, Dear - 호칭 - 성 순으로 표기합니다. 매우 친근하여 이름을 부르는 관계이면 Dear - 이름으로 바로 들어가도 됩니다.

Dear Mr. Smith:
Dear John,
Dear Professor Smith:
Dear President Smith:(대학 총장인 경우)
Dear Dr. Smith:

Dear Mr. Ambassador:
Dear Governor Smith:
Dear Mayor Smith:

Dear Senator Smith:(미국 상원 의원인 경우)
Dear Mr. Smith:(미국 하원 의원인 경우)

Your Majesty:
Your Royal Highness:
Your Holiness:
Your Excellency:
Excellency:

공식적이고 비즈니스 성격이 강한 서신에서는 인사말끝에 ":"을 붙이고, 사교적이거나 친근감을 주는 편지라면 ","를 붙이는 것이 일반적입니다. 주의할 점은 ":"나 "," 모두 글자 간격 없이 마지막 글자에 붙여 쓰는 것입니다. ";"는 어떠한 경우에도 쓰지 않습니다.


9.본문(body)

본문 구성은 크게 block형과 indent형이 있는데, 어느 형태를 따라도 무방합니다. 그러나 최근에는 워드 프로세서의 발달로 대개의 경우 block형에 양쪽 맞추기를 쓰고 있습니다. Block형 중 양쪽 맞추기는 공식적인 냄새가 강하고, 오른쪽 흘리기는 자연스러운 맛이 강합니다. 가독성은 오른쪽 흘리기가 더 좋습니다.

Indent형은 본문의 단락을 들여쓰기 하는 형태로, 단락의 첫째줄만 5글자 만큼 왼쪽 끝에서 들여 씁니다. Indent형에서는 마지막 경구 부분(Sincerely 등)을 왼쪽 끝에 두지 못하고 중심에서 시작하기를 해야 합니다.

Block형이 단정해 보이기 보이기 때문에, 이를 권유합니다. 양쪽 맞추기나 오른쪽 흘리기는 각자 취향에 따릅니다. 다만, 오른쪽 흘리기를 할 때는 자연스럽게 줄이 바뀌도록 하되 너무 들쭉날쭉 하지 않도록 해야 합니다.

본문은 인사말로부터 두 줄 아래에서 시작합니다.

[몇가지 용례]

옛날에는 ":" "." "?" "!" 다음, 즉 마침표 성격의 부호 다음에는 반드시 두칸을 띄우고 다음 문장을 시작했는데, 이는 과거 타이프라이터를 사용할 때 부터 내려오던 관례인데, 지금은 이를 지켜도 좋고 안지켜도 무방합니다. 만일 아주 공식적인 서신인 경우에는 과거 전통대로 두칸 띄우기를 하면 좋습니다. 그러나, 우선 서신에서는 가급적 "?"와 "!"의 사용은 억제해야 합니다. ";" "," 등 쉼표 성격의 부호에는 반드시 한칸만 띄우고 다음 단어를 시작합니다.

하이픈(hypen: "-")은 반드시 단어와 단어를 이어주는 성격이며, 연결되는 단어와 붙여 씁니다. 즉, "medium-size"와 같은 형태로 씁니다. "medium - size"는 틀린 표기입니다. 하이픈은 또한 문장이 바뀔 때 마지막 단어를 분철할 때에도 사용됩니다. 분철을 마음대로 해서는 안되며, 사전에 표기되어 있는 대로 해야 합니다. 단어와 단어 연결 시 또는 분철 시에는 반드시 윗줄 끝단어가 하이픈으로 연결되어야 하며, 아랫줄 첫단어 앞에 하이픈이 와서는 안됩니다.

대쉬(dash: "--"")는 하이픈 두개를 이어서 찍되, 앞 단어와 뒷 단어에서 각각 한칸씩 띄어 씁니다. (그런데 앞뒤 단어와 붙여 쓰는 경우도 많이 보입니다) 즉, "… oil, steel, and wheel -- these are…" Microsoft Word 프로그램에서는 자동적으로 긴줄로 표기될 수도 있습니다. 대쉬도 항상 줄의 마지막에는 올 수 있으나 앞으로는 오지 못합니다.

따옴표("")중 닫는 따옴표는 반드시 마침표 밖으로 나옵니다. 즉 [."] 또는[ ?"] 등이 영문서신에서 맞는 용법입니다. 쉼표로 연결되는 따옴표는 다음과 같이 사용합니다: ....."a," "b," and "c." ?가 닫는 따옴표(")밖으로 나오는 한가지 예외가 있는데, 의문문에서 문장 끝이 인용문 또는 단어로 끝나 따옴표로 붙는 경우입니다.
(예: What do you mean by "peace of mind"?)

숫자의 경우 일반적으로 1 부터 9 까지는 풀어서 씁니다.
(예: The new edition will consist of 25 volumes which will be issued at a rate of four volumes per year.)

본문의 내용이 길어져 두페이지 이상으로 될 경우에는 많은 주의를 요합니다.

우선 문장이 계속되는데 장이 바뀌지 않도록 적당한 부분에서 첫째장의 마지막 단락을 마무리 합니다. 부득이한 경우에는 둘째장으로 단락이 이어져도 되나 권유하는 바는 아닙니다.

첫째장 마지막 단락의 마지막 줄로부터 두줄 아래 가운데 또는 오른쪽 끝에 "…/2" 또는 가운데에 "-more-"를 표기하여 장이 다음장으로 이어짐을 표시합니다. 첫째장에 "-1-"로 페이지 번호를 매기는 방법도 있으나 별로 세련된 방법이 아닙니다. 실용적인 면에서 볼 때 letterhead는 당연히 첫째장이고 1 페이지라는 발상에서 굳이 1 페이지라고 표시할 필요가 없기 때문입니다.

둘째장은 반드시 을지를 사용해야 하고, 별도의 을지가 없는 경우에는 백지를 사용해도 무방합니다. 그러나 둘째장도 갑지를 사용하면 안됩니다. 둘째장 처음에는 이 서신의 수신인, 일자, 그리고 페이지 번호를 표기합니다. 이는 여러장으로 구성된 서신이 흩어졌을 경우 그 순서를 바로 잡는데 알기 쉬우라는 배려입니다.

Mr. John Smith
April 1, 2004
Page 2

세장 이상일 경우에도 마찬가지이나, 일반적인 서신의 경우 세장 까지 가는 것은 바람직 하지 않습니다.

이어지는 본문의 내용은 "Page 2"에서 두줄 또는 세줄 아래부터 다시 시작합니다. 둘째장은 본문 내용이 반드시 세줄 이상은 되어야 합니다. 장이 넘어 갔는데 한줄 달랑 써 있으면 아주 보기 싫습니다.


10.경구(complimentary closing)

마지막 단락의 마지막 문장으로부터 두줄 아래에 위치합니다. Block형 서신인 경우에는 왼쪽 끝, 또는 중심에서 시작해야 합니다. 왼쪽 끝에 두는 것이 보기도 좋고 간결해 보입니다.

경구는 어떠한 문안을 사용해도 무방하나 공식적인 서신에서 독자적으로 만든 문장은 피해야 합니다. 경구도 하나의 문장으로 봐서 문장의 처음만 대문자로 표기하고 문장의 끝에는 ","를 찍습니다(간혹 단어의 처음을 모두 대문자로 표기하는 오류가 있습니다.

Yours sincerely, (o) Yours Sincerely, (X)
Sincerely yours, (o) Sincerely Yours, (X)
Sincerely,
Very truly yours,
With my warmest personal regards,


11.서명(signature)

서명은 경구문 바로 아래에 합니다. 즉, 경구문이 왼쪽끝에 있으면 그 아래에, 중간에 있으면 그 아래에 합니다.

서신에 서명하는 사람의 이름과 직위가 인쇄되어 있는 letterhead인 경우에는 불필요하나, 회사 전체에서 일반적으로 통용되는 letterhead인 경우에는 서명인의 이름과 직위를 표기해 주어야 합니다. 경구문으로부터 5줄 또는 6줄 아래에 성명, 그 아래줄에 직위, 필요한 경우 직위 아래줄에 소속 부서를 써줍니다. 회사이름은 letterhead에 인쇄되어 있으므로 필요없습니다. 당연히 그 회사라는 것이 들어나 있으니까요.

공간이 모자라서 서명란을 충분히 확보하지 못하는 경우라도 2-3줄 정도의 공간만 주어서는 안됩니다. 차라리 본문의 내용을 줄여서 공간을 확보하거나, 과감하게 뒤페이지로 넘겨야 합니다. 좁은 공간에 서명이 비집고 들어가 있으면 회사 자체가 아주 궁색하게 보입니다.

성명의 표기 방법은 본인의 취향에 따릅니다. 서명란에 밑줄을 긋는 경우가 있는데, 권유하지 않습니다.

Sincerely yours,
(1줄)
(2줄)
(3줄)
(4줄) (또는 5줄)
Gil-Dong Hong (또는 Hong Gil-Dong) *Mr. 등의 호칭은 붙이지 않는다.
Director (직위)
General Merchandise Department (부서명)

* Hong, Gil-Dong이라고 성과 이름을 쉼표로 구분해 주는 경우가 있는데, 매우 세련되지 못한 방법입니다. 성과 이름이 쉼표로 구분되는 것은 논문 등에서의 bibliography 등에서와 같이 이름 중에서 성을 알파벳 순으로 정리할 때만 사용합니다.


12. 기타 약어

가. 작성자 이니셜

과거에는 반드시 그 서신을 타자한 사람의 성명 이니셜을 서신 끝에 포함시켰었으나, 요사이는 본인들이 직접 작성하는 경우가 많아 점점 없어지는 추세입니다. 그러나 추후 관리를 위해서는 포함시키는 것도 좋은 방법입니다. 즉, 최고경영자 명의의 서신을 SBL이라는 이니셜을 가진 직원이 작성했다면 "sbl"이라는 이니셜을 서신 끝에 포함시키는 방법입니다. (반드시 소문자로. 관례입니다). 위치는 block형인 경우 마지막 줄에서 두줄 아래 왼쪽. 추후 필요한 경우 작성했던 사람을 추적할 수 있습니다. 관공서나 변호사 사무실, 회계법인 등의 서신에서 자주 보입니다.

나.유첨 서류 표시

유첨되는 자료가 있을 경우, 한가지 이면 "Enclosure," 두가지 이상이면 "Enclosures"로 표시합니다. 위치는 작성자 이니셜이 표기될 경우 바로 다음 줄, 없을 경우에는 서명자 직위 또는 부서표기 줄에서 2줄 아래 왼쪽 끝에 둡니다. 주의할 점은 유첨 자료가 있을 경우에는 본문에서 이를 반드시 언급해 주어야 한 다는 것입니다. 즉, 본문에서 "유첨했다"고 말을 해 주고나서 "유첨"해야 하고, 본문에서 "유첨했다"고 했으면 반드시 유첨해야 합니다. 종종 첨부된 자료는 아무것도 없는데 본문에는 무언가를 "유첨했다"고 나옵니다.

유첨 자료의 명세를 쓰는 경우도 있고, 또는 그냥 유첨한 사실만 표시하는 방법도 있습니다.

Enclosures: Curriculum Vitae
Telephone Directory

Enclosure: Shipping List

Enclosure:


다.사본 배부처

같은 내용의 서신이 수신인 이외의 다른 사람에게 사본으로 배부될 경우 이를 표시해 줍니다. 방법은 마지막 줄에서 두줄 아래에 "cc:"로 표기하고 사본 수신인의 명단을 나열하면 됩니다. "cc" 즉 carbon copy는 과거 복사기가 일반화되어 있지 않았을 때 먹지를 대고 사본을 만들 때의 유래가 그대로 남아 있는 것입니다. "cc"는 반드시 소문자로 쓰는데, 이 또한 관례입니다. "cc:" 또는 "cc" 양쪽 다 용인 된다.

"bcc"라는 용어도 있는데, 이는 blind carbon copy의 개념입니다. 즉, 수신인 모르게 참고로 제3자에게 사본을 배부할 때 쓰는 방법입니다. 따라서 수신인에게 발송되는 원본에는 표기되어서는 안되며, 해당 제3자에게 배부되는 사본에만 표기되어, 수신인 모르게 그 사본을 받았다는 것을 알도록 해야 합니다.

cc: Andrew Cho
Sun-Shin Lee

bcc: Kap-Soon Kim


13.봉투

봉투는 반드시 회사의 Corporate Identity Program에 따라 제작된 공식 봉투를 사용해야 합니다. 없는 경우, 일반 서신인 경우에는 정해진 규격봉투를 사용합니다.

봉투에 표기되는 수신인과 주소는 서신 내부에 표기되는 성명 및 주소와 일치해야 합니다. 별도 종이에 인쇄하여 그 부분만 잘라서 풀로 붙이는 경우가 많은데 매우 세련되지 못한 방법입니다. 요사이 보급되는 프린터는 봉투 인쇄 기능이 따로 설정되어 있으니 이를 활용하면 좋습니다.

봉투에 인쇄될 수신인과 주소의 위치는 전체 덩어리가 가운데 오도록 하거나, 상하 좌우를 이분하는 선을 그었을 때 교차하는 중심점을 기준으로 남동쪽면에서 수신인이 이름이 시작되도록 합니다.

회사의 주소가 인쇄된 부분에 발신인의 성명을 표기하는 방법도 있으나, 누가 보낸지를 알릴 필요가 없다는 실용적, 보안적 필요에서 미국의 경우에서는 표기하지 않으나, 꼭 그렇게 해야 하는 것은 아닙니다.

서신은 전체의 1/3 크기가 되도록 아래에서 위로 한번, 위에서 아래로 한번 2번 엇갈리게 접어서, 열리는 쪽이 위로 가도록 봉투에 넣고 풀로 깨끗이 봉합니다. 테이프로 봉하는 것은 성의가 없어 보입니다.


(Webster's Ninth New Collegiate Dictionary의 내용을 참조했습니다.)



..................ABC Company..................
420 Lexington Avenue, New York, NY 10017, U.S.A.
Tel: 212-123-4567 Fax: 212-345-6789f
----------------------------------------------------
(1줄)
March 11, 2004
(1줄)
Mr. John Smith
General Manager
XYZ Company
1234 Alpha Street, Suite 704
Bucharest 23245
Romania
(1줄)
Dear Mr. Smith:
(1줄)
The date line is typed two lines below the last letterhead line as shown here. Placement of the inside address varies by letter length. Here, it is typed two lines below the date line. The salutation is typed two lines below the last inside-address line.

The first message line is typed two lines below salutation. The message is single-spaced internally and double-spaced between paragraphs.

A comma separates main clauses joined by a coordinating conjunction (as and, but, or, nor, and for). When one of both of the clauses are short or when they are closed related in meaning, the comma is often omitted. Commas are sometimes used to separate main clauses that are not joined by conjunction. This styling is especially likely to be used if the clauses are short and feature obvious parallelism. If a sentence is composed of three or more clauses, the clauses may be separated by either commas or semicolons.

A semicolon is used in ways that are similar to those in which periods and commas are used. Because of these similarities, the semicolon is often thought of as either a weak period or a strong comma. As a weak period, the semicolon marks the end of a complete clause and signals that the clause that follows it is closed related to the clause that precedes it. As a strong comma, the semicolon clarifies meaning usually by distinguishing major sentence divisions from the minor pauses that are represented by commas.

A colon is a mark of introduction. It indicates that what follows it -- whether a clause, a phrase, or even a single word -- is linked with some element that precedes it. A colon introduces a clause or phrase that explains, illustrates, amplifies, or restates what has gone before. It is also used to introduce a series.

…/2

-------------------------------------------------------
ABC
(1줄)
Mr. John Smith
March 11, 2004
Page 2
(1줄)
At least three message lines must be carried over to a continuation sheet: At no time should the complementary close and the signature block stand alone. The last word on a sheet should not be divided. The message line begins two lines below the last line of the heading in the continuation sheet.

The complimentary close is typed two lines below the last message line, followed by at least four blank lines for the written signature, followed by the writer's name in capitals and lowercase. The writer's business title and/or name of his department may be included in the typed signature block, if they do not appear in the printed letterhead.

A table describing the proper use of title and salutation is enclosed for your information.
(1줄)
Sincerely,
(1줄)
(2줄)
(3줄)
(4줄)(5줄)
Kap-Dong Park
Director
General Merchandise Department

Enclosure

cc: Jane S. Lee

[출처] 영문 편지 쓰는 법